Nếu vô tình gửi nhầm, gửi sai hay thiếu thông tin cho người nhận mail mà chưa biết cách giải quyết, bài viết sau đây của MHD Media sẽ giúp bạn giải đáp được những khúc mắc đó và gợi ý cách thu hồi email đã gửi trên cả máy tính và điện thoại.
Cách thu hồi email đã gửi bằng cả máy tính và điện thoại
Lợi ích của việc thu hồi email đã gửi
Thu hồi email đã gửi là một tính năng hữu ích trong nhiều ứng dụng email, cho phép người gửi thu hồi hoặc xóa email đã gửi trước khi người nhận đọc được. Dưới đây là một số lợi ích của việc thu hồi email đã gửi:
Khắc phục sai sót
Sửa lỗi chính tả và ngữ pháp: Nếu phát hiện lỗi chính tả hoặc ngữ pháp sau khi đã gửi email, việc thu hồi giúp bạn chỉnh sửa và gửi lại phiên bản chính xác.
Thêm hoặc sửa thông tin: Bạn có thể cập nhật thông tin thiếu hoặc sai sót trước khi người nhận đọc được.
Bảo vệ thông tin nhạy cảm
Ngăn chặn rò rỉ thông tin: Nếu bạn vô tình gửi thông tin nhạy cảm hoặc bí mật cho nhầm người, thu hồi email giúp ngăn chặn rủi ro rò rỉ thông tin.
Giảm nguy cơ pháp lý: Thu hồi email giúp giảm thiểu nguy cơ về mặt pháp lý khi thông tin nhạy cảm bị gửi sai địa chỉ.
Lợi ích của việc thu hồi email đã gửi
Tránh hiểu lầm và xung đột
Sửa nội dung gây hiểu lầm: Thu hồi email cho phép bạn chỉnh sửa hoặc xóa những nội dung có thể gây hiểu lầm hoặc xung đột.
Cải thiện giao tiếp: Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác bằng cách đảm bảo thông tin gửi đi luôn chính xác và phù hợp.
Tăng tính chuyên nghiệp
Đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp: Thu hồi email sai sót giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người nhận.
Tăng độ tin cậy: Khả năng sửa sai nhanh chóng giúp bạn trở nên đáng tin cậy và có trách nhiệm hơn trong mắt đồng nghiệp và khách hàng.
Tránh gặp phải rắc rối về sau
Giảm thời gian giải quyết hậu quả: Thu hồi email giúp tránh những rắc rối và mất thời gian giải quyết hậu quả do email sai sót gây ra.
Dễ dàng chỉnh sửa và gửi lại: Bạn có thể nhanh chóng chỉnh sửa và gửi lại email mà không cần phải soạn lại từ đầu.
Cách thu hồi email đã gửi trên máy tính
Lưu ý: Gmail không hỗ trợ thu hồi email sau khi đã gửi, nhưng có tính năng “Undo Send” để huỷ bỏ việc gửi email trong khoảng thời gian ngắn ngay sau khi gửi.
Để thu hồi email đã gửi trong Gmail trên máy tính, bạn có thể sử dụng tính năng “Undo Send”, chi tiết được trình bày như sau”
Bước 1: Truy cập vào cài đặt Gmail
- Tiến hành đăng nhập Gmail trên trình duyệt: Mở trình duyệt web trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.
- Tiếp theo, bạn mở cài đặt Gmail:
- Bấm vào biểu tượng bánh răng (Settings) ở góc phải trên cùng của giao diện Gmail, sau đó chọn “See all settings” để mở cửa sổ cài đặt chi tiết.
Truy cập Gmail
Bước 2: Cài đặt tính năng “Undo Send”
- Trên cửa sổ cài đặt, chuyển sang tab “General” (tổng quát)
- Tìm đến mục “Undo Send” và nhấp chọn vào nó
Lựa chọn thời gian Undo Send
- Lựa chọn thời gian hủy gửi: Gmail cho phép bạn lựa chọn thời gian hủy gửi từ 5 giây đến 30 giây. Chọn một trong các tùy chọn: 5, 10, 20 hoặc 30 giây. Thời gian này sẽ là khoảng thời gian bạn có để nhấp vào “Undo” sau khi gửi email
Cuối cùng, nhấp vào nút “Save Changes” ở dưới cùng của cửa sổ cài đặt để lưu các thay đổi bạn vừa thực hiện.
Kéo xuống cuối cùng chọn “Save Changes”
Bước 3: Dùng lựa chọn “Undo Send”
- Sau khi bạn đã soạn và gửi email, Gmail sẽ hiển thị thông báo “Message sent” ở góc dưới bên trái màn hình.
- Ngay sau đó, bạn sẽ thấy một tùy chọn “Undo” hiển thị ngay bên cạnh thông báo đó.
Nhấp vào “Undo” ngay lập tức nếu bạn muốn hủy gửi email.
- Khi bạn nhấp vào “Undo”, email sẽ được mở lại trong chế độ soạn thảo. Bạn sẽ tiến hành bổ sung hoặc chỉnh sửa lại thông tin.
- Nếu bạn không nhấp vào “Undo” trong khoảng thời gian đã cài đặt, email sẽ được gửi đi và không thể thu hồi nữa.
Cách thu hồi email đã gửi trên điện thoại
Với cách thu hồi email đã gửi trên điện thoại thông qua ứng dụng Gmail, bạn cần làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Mở ứng dụng Gmail
- Mở ứng dụng Gmail: Trên điện thoại di động của bạn, mở ứng dụng Gmail.
Bước 2: Gửi email và thu hồi
- Gửi email: Sau khi bạn đã soạn và gửi email, Gmail sẽ tự động gửi nó đi.
- Nhận biết thông báo: Ngay sau khi gửi email, bạn sẽ thấy một thông báo xuất hiện ở phía dưới màn hình. Thông báo này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn “Undo” ngay sau khi gửi email.
Thu hồi mail gửi thành công bằng điện thoại
Những lưu ý khi thu hồi email đã gửi
Giới hạn thời gian
- Thời gian hủy gửi: Tính năng “Undo Send” chỉ có hiệu lực trong khoảng thời gian ngắn mà bạn đã cài đặt (tối đa 30 giây). Hãy hành động nhanh chóng nếu muốn thu hồi email.
Theo dõi thông báo sau khi gửi
- Nhận biết thông báo: Sau khi gửi email, hãy để ý thông báo “Message sent” xuất hiện ở góc dưới bên trái màn hình cùng với tùy chọn “Undo”.
- Nhanh chóng nhấp “Undo”: Nếu cần thu hồi, nhấp vào “Undo” trước khi thông báo này biến mất.
Lưu ý khi thu hồi email đã gửi
Check lại nội dung kỹ càng
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Để tránh phải thu hồi email, hãy luôn kiểm tra kỹ nội dung, người nhận, và tệp đính kèm trước khi gửi.
- Đọc lại email: Đọc lại email một hoặc hai lần để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hay nội dung không phù hợp.
Giải thích lại cho người nhận nếu cần
- Gửi email mới: Nếu phải thu hồi email và cần giải thích, gửi một email mới với nội dung chính xác và giải thích lý do nếu cần thiết.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Giải thích một cách chuyên nghiệp và rõ ràng để người nhận hiểu và không cảm thấy bối rối.
Hạn chế nội dung nhạy cảm
- Tránh gửi thông tin nhạy cảm: Cẩn thận khi gửi thông tin nhạy cảm qua email. Hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra kỹ và đúng người nhận.
Thu hồi email đã gửi trong Gmail qua tính năng “Undo Send” là một công cụ hữu ích để sửa chữa nhanh chóng các sai sót. Tuy nhiên, hãy nhớ các giới hạn về thời gian và thực hiện các bước kiểm tra cẩn thận trước khi gửi để giảm thiểu rủi ro. Sử dụng tính năng này đúng cách sẽ giúp bạn duy trì tính chuyên nghiệp và giảm thiểu sai sót trong giao tiếp qua email.
Kết luận
Trên đây là một số cách thu hồi email đã gửi bằng cả máy tính và điện thoại mà MHD Media tổng hợp cho bạn. Hy vọng với những thông tin bổ ích này sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm trong khi gửi email cho người khác. Liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến Digital marketing nhé.
Hoặc bạn có thể đăng ký theo dõi website mhdmedia.vn để thường xuyên cập nhật những thông tin và mẹo mới nhất.
Bài viết liên quan:
