Bạn từng rơi vào tình huống gửi nhầm email hoặc phát hiện sai sót ngay sau khi nhấn “Gửi”? Đừng lo lắng, MHD Media sẽ hướng dẫn bạn cách thu hồi email đã gửi một cách nhanh chóng và hiệu quả trên cả máy tính và điện thoại. Hãy cùng khám phá những bước thực hiện chi tiết ngay trong bài viết này!
Cách thu hồi email đã gửi bằng cả máy tính và điện thoại
Lợi ích của việc thu hồi email đã gửi
Thu hồi email đã gửi là tính năng hữu ích giúp người dùng khắc phục lỗi sai và cải thiện giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của việc thu hồi email:
- Sửa chữa sai sót kịp thời
Trong quá trình soạn thảo, đôi khi bạn có thể vô tình gửi email với lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin chưa chính xác. Việc thu hồi giúp bạn có cơ hội sửa chữa và gửi lại email hoàn chỉnh, đảm bảo thông tin được truyền tải đúng và chuyên nghiệp. - Tránh gửi nhầm địa chỉ hoặc đối tượng
Nếu bạn lỡ gửi email đến nhầm người hoặc nhầm nhóm đối tượng, việc thu hồi sẽ giúp tránh những tình huống khó xử và bảo vệ sự riêng tư của thông tin trong email. Đây là giải pháp tuyệt vời để đảm bảo tính bảo mật và hạn chế những rủi ro liên quan đến thông tin nhạy cảm. - Bảo vệ hình ảnh và uy tín cá nhân
Gửi một email với nội dung không chính xác hoặc không đầy đủ có thể ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân và uy tín của bạn trong mắt đối tác hoặc khách hàng. Thu hồi email kịp thời giúp bạn chỉnh sửa lại nội dung, duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
Lợi ích của việc thu hồi email đã gửi
- Tiết kiệm thời gian và công sức
Nếu không có tính năng thu hồi, bạn sẽ phải tốn nhiều thời gian để giải thích và gửi lại một email mới, dẫn đến việc phải xử lý những phản hồi không cần thiết từ người nhận. Thu hồi email giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, tránh phải sửa chữa hoặc giải thích thêm. - Tránh gây hiểu lầm
Một email chưa hoàn thiện hoặc có nội dung không rõ ràng có thể dẫn đến sự hiểu lầm giữa bạn và người nhận. Thu hồi email cho phép bạn bổ sung hoặc làm rõ thêm thông tin, đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền tải một cách rõ ràng và đúng ý. - Giảm thiểu các vấn đề pháp lý hoặc xung đột
Trong một số trường hợp, nếu email chứa thông tin nhạy cảm hoặc sai lệch có thể gây ra những vấn đề pháp lý hoặc xung đột, việc thu hồi email giúp bạn xử lý tình huống này nhanh chóng, ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra.
Cách thu hồi email đã gửi trên máy tính
Gmail không hỗ trợ thu hồi email sau khi đã gửi, nhưng có tính năng “Undo Send” để huỷ bỏ việc gửi email trong khoảng thời gian ngắn ngay sau khi gửi. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào cài đặt Gmail
- Tiến hành đăng nhập Gmail trên trình duyệt: Mở trình duyệt web trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.
- Tiếp theo, bạn mở cài đặt Gmail:
- Bấm vào biểu tượng bánh răng (Settings) ở góc phải trên cùng của giao diện Gmail, sau đó chọn “See all settings” để mở cửa sổ cài đặt chi tiết.
Truy cập Gmail
Bước 2: Cài đặt tính năng “Undo Send”
- Trên cửa sổ cài đặt, chọn sang tab “General” (tổng quát)
- Tìm đến mục “Undo Send” và nhấp chọn vào nó
Lựa chọn thời gian Undo Send
- Lựa chọn thời gian hủy gửi: Gmail cho phép bạn lựa chọn thời gian hủy gửi từ 5 giây đến 30 giây. Chọn một trong các tùy chọn: 5, 10, 20 hoặc 30 giây. Thời gian này sẽ là khoảng thời gian bạn có để nhấp vào “Undo” sau khi gửi email
Cuối cùng, nhấp vào nút “Save Changes” ở dưới cùng của cửa sổ cài đặt để lưu các thay đổi bạn vừa thực hiện.
Kéo xuống cuối cùng chọn “Save Changes”
Bước 3: Dùng lựa chọn “Undo Send”
- Sau khi bạn đã soạn và gửi email, Gmail sẽ hiển thị thông báo “Message sent” ở góc dưới bên trái màn hình.
- Ngay sau đó, bạn sẽ thấy một tùy chọn “Undo” hiển thị ngay bên cạnh thông báo đó.
Nhấp vào “Undo” ngay lập tức nếu bạn muốn hủy gửi email.
- Khi bạn nhấp vào “Undo”, email sẽ được mở lại trong chế độ soạn thảo. Bạn sẽ tiến hành bổ sung hoặc chỉnh sửa lại thông tin.
- Nếu bạn không nhấp vào “Undo” trong khoảng thời gian đã cài đặt, email sẽ được gửi đi và không thể thu hồi nữa.
Cách thu hồi email đã gửi trên điện thoại
Với cách thu hồi email đã gửi trên điện thoại thông qua ứng dụng Gmail, bạn cần làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Mở ứng dụng Gmail
- Mở ứng dụng Gmail: Trên điện thoại di động của bạn, mở ứng dụng Gmail.
Bước 2: Gửi email và thu hồi
- Gửi email: Sau khi bạn đã soạn và gửi email, Gmail sẽ tự động gửi nó đi.
- Nhận biết thông báo: Ngay sau khi gửi email, bạn sẽ thấy một thông báo xuất hiện ở phía dưới màn hình. Thông báo này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn “Undo” (Hoàn tác) ngay sau khi gửi email.
Thu hồi mail gửi thành công bằng điện thoại
Những lưu ý khi thu hồi email đã gửi
Giới hạn thời gian
- Thời gian hủy gửi: Tính năng “Undo Send” chỉ có hiệu lực trong khoảng thời gian ngắn mà bạn đã cài đặt (tối đa 30 giây). Vì vậy, hãy hành động nhanh chóng nếu muốn thu hồi email.
Theo dõi thông báo sau khi gửi
- Nhận biết thông báo: Sau khi gửi email, hãy để ý thông báo “Message sent” xuất hiện ở góc dưới bên trái màn hình cùng với tùy chọn “Undo”.
- Nhanh chóng nhấp “Undo”: Nếu cần thu hồi, nhấp vào “Undo” trước khi thông báo này biến mất.
Lưu ý khi thu hồi email đã gửi
Check lại nội dung kỹ càng
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Để tránh phải thu hồi email, hãy luôn kiểm tra kỹ nội dung, người nhận, và tệp đính kèm trước khi gửi.
- Đọc lại email: Đọc lại email một hoặc hai lần để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hay nội dung không phù hợp.
Hạn chế nội dung nhạy cảm
- Tránh gửi thông tin nhạy cảm: Cẩn thận khi gửi thông tin nhạy cảm qua email. Hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra kỹ và đúng người nhận.
Thu hồi email đã gửi trong Gmail qua tính năng “Undo Send” là một công cụ hữu ích để sửa chữa nhanh chóng các sai sót. Tuy nhiên, hãy nhớ các giới hạn về thời gian và thực hiện các bước kiểm tra cẩn thận trước khi gửi để giảm thiểu rủi ro. Sử dụng tính năng này đúng cách sẽ giúp bạn duy trì tính chuyên nghiệp và giảm thiểu sai sót trong giao tiếp qua email.
Kết luận
Trên đây là một số cách thu hồi email đã gửi bằng cả máy tính và điện thoại mà MHD Media tổng hợp và chia sẻ đến bạn. Hy vọng với những thông tin bổ ích này sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm trong khi gửi email cho người khác. Liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến Digital marketing nhé.
Hoặc bạn có thể đăng ký theo dõi website mhdmedia.vn để thường xuyên cập nhật những thông tin và mẹo hay mới nhất.
Bài viết liên quan:
